Статьи

Статьи

Личная жизнь бухгалтера в отчетный период или есть ли жизнь на марсе?

Думаю ни для кого не секрет, что время закрытия периода для бухгалтеров проходит намного тяжелее, чем все остальные дни, свободного времени хватает лишь для того, чтобы добрести до дома и упасть в спасительные объятия Морфея. «А как же личная жизнь?» - спросите Вы… Как нам известно из достоверных источников нет никакой личной жизни в это «смутное» время, только работа.

Сегодня мы расскажем вам, как значительно сократить время закрытия периода для того чтобы сходить на свидание, сводить ребенка в цирк, встретиться с друзьями и многое-многое другое.
Начнем с того, что одно из основных требований к финансовой отчетности – своевременность представления. И иногда его требуется довольно много.

Но для того чтобы сократить это время нужно совсем немного, всего лишь необходимо пересмотреть подходы к ведению учета и отдельные положения учетной политики, составить детальные регламенты всех учетных процедур, контролировать сроки закрытия периода и сдачи отчетности, автоматизировать учетные процессы и реорганизовать работу бухгалтерии. Ну, может быть и ещё что-то по мелочи…

Как правило, существенно облегчить эту работу и сократить сроки закрытия периода позволяет внедрение ERP-систем. Ведь использование нескольких независимых программных продуктов для отдельных бизнес-процессов влечет за собой огромную потерю сил, времени и нервов, связанных с ручным переносом информации из одной системы в другую (либо с постоянными сверками информации, перенесенной автоматически), проведением сверок данных и поиском ошибок.

Например, по просьбе одного из клиентов специалисты нашей компании в рамках проекта «Быстрое закрытие периода» выполнили доработку программного продукта согласно ведения бухгалтерского учета и формирования индивидуальной отчетности с применением метода начислений.

Суть данной методики такова: технология метода начислений подразумевает признание доходов в момент их возникновения, а расходов в тот момент, когда они были понесены, независимо от наличия оригинал первичных документов, установленных законодательством.
Хозяйственная операция находит отражение в ИС вне зависимости от того, получены ли первичные учетные документы и закончена ли их обработка (согласование, подписание, утверждение).
Первичные учетные документы по всем операциям, имевшим место в отчетном месяце, должны быть переданы в ТНФ не позднее сроков, установленных условиями договоров возмездного оказания услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета, составлению отчетности. В общем случае акты о выполнении работ, оказании услуг должны быть переданы в компанию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Иные сроки предоставления первичных документов по отдельным расходам (монополисты, строительство) могут быть установлены таким образом, чтобы обеспечивать подготовку бухгалтерской отчетности в целевые сроки, должны быть согласованы подразделением компании, осуществляющим ведение бухгалтерского и налогового учета, и установлены в указанном договоре.
Сроки предоставления документов относятся к полному пакету документов (сами первичные документы, счета-фактуры, справки, расшифровки и т.д.), передаваемому в компанию.
При этом допускается передача «копий», «неполных», «специальных» документов в соответствии с настоящей Методикой.
Начисления - учетные записи, отраженные в информационной системе на основании «копий», «неполных», «специальных» документов.
Документы начисления – «копии», «неполные», «специальные» первичные документы.
Для внедрения технологии метода начислений определяются:
• конкретные категории расходов и доходов, по которым будут применяться оценочные показатели и составляться «специальные» документы;
• алгоритмы (правила) определения оценочных показателей по разным категориям учетных операций;
• центры ответственности за предоставление оперативной информации о предполагаемых расходах и доходах;
• график и механизм предоставления оперативной информации для начислений;
• метод отражения оценочных показателей в информационной системе.
Документы начисления оформляются по операциям расчетов с контрагентами по приобретению и реализации работ, услуг и не оформляются для документов по приобретению, реализации и движению товарно-материальных ценностей, по банковским и кассовым операциям, по заработной плате и пр.
Документы начисления по внутренним хозяйственным операциям, не связанным с внешними контрагентами, не оформляются, такие документы должны быть переданы в компанию в виде оригиналов в установленные сроки.
Под оценочными показателями понимаются измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, отраженные в «специальных» документах, составленных ответственным исполнителем, курирующим структурное подразделение.

Хоть это только малая часть большого проекта «быстрое закрытие периода», но данном вопросе важны любые мелочи.

Также нельзя забывать про сотрудников. Работа с персоналом в проекте по сокращению сроков составления отчетности должна быть организована по двум направлениям: обучение сотрудников и разработка схем мотивации.
Для мотивации сотрудников бухгалтерии необходимо контролировать исполнение плановых сроков закрытия периода, а также четко распределить ответственность за выполнение каждого из этапов между должностными лицами. Рекомендуется отслеживать следующие этапы процесса подготовки отчетности:
• закрытие периода в ERP-системе;
• проведение расчетов и сверок;
• подготовка бухгалтерской отчетности;
• аудит бухгалтерской отчетности;
• трансформация российской бухгалтерской отчетности в соответствии с МСФО.

Конечно, может это и понравиться далеко не всем, но принцип получения премии сотрудниками только в том случае, если сроки строго соблюдены либо какой-либо этап без ошибок выполнен раньше времени.

Также для оценки эффективности работы бухгалтерии в целом можно использовать следующие показатели:
• отклонение фактических сроков закрытия периода от плановых;
• количество ошибок, выявленных в ходе аудита;
• затраты на ведение учета (% от выручки);

Ещё можно выделить, что с целью сокращения сроков подготовки отчетности для холдингов может быть целесообразно создание единого центра учета в рамках управляющей компании. На практике единые центры учета формируют и консолидируют отчетность отдельных предприятий. При этом учет текущих хозяйственных операций осуществляется непосредственно на предприятиях.

Стоит отметить что, к сожалению, универсального подхода к сокращению сроков составления отчетности нет. Во многом они зависят от специфики компании (ее структуры, существующих процессов, действующих информационных систем).
Компания может проводить проект по сокращению сроков составления отчетности поэтапно или комплексно. При поэтапном подходе проводятся диагностика предприятия и последующее внедрение разработанных методик для отдельных направлений деятельности (пилотные проекты). Затем успешный опыт распространяется на все предприятия холдинга. С одной стороны, это позволяет сначала опробовать систему и устранить все выявленные ошибки и недостатки, с другой – продолжительность проекта по сокращению сроков на подготовку отчетности значительно увеличивается.
Успех проекта «быстрого закрытия» будет зависеть от многих факторов, но в первую очередь – от поддержки со стороны высшего руководства компании. Кроме того, в проекте должны быть заинтересованы руководители не только финансового блока компании, но и производственных подразделений, так как от их участия и содействия зависит успешность реализации многих проектных решений, а также личная жизнь бухгалтеров.

Прислушаясь к нашим небольшим, возможно давно уже известным, советам, Вы не только сократите время закрытия периода, но и расставите по своим местам планы своих работников. Ведь ни для кого не секрет, что счастливый сотрудник работает намного продуктивнее своего, находящегося в вечной «запаре», коллеги…


Возврат к списку